a megrendelés meghatározása
A megrendelés a könyvelés és az üzleti tevékenység napi irányításának megfelelő kifejezés. A vételi megbízás írásbeli kérelem a szállítóhoz bizonyos termékek megvásárlásának szándékával, a vevő és az eladó között már megállapodott áron.
Milyen információkat tartalmaz?
A vásárlási kérelem feltünteti a fizetési és a szállítási feltételeket, tehát felhatalmazás a szállítóra a cikkek leszállítására és a szállító számára a megfelelő számla benyújtására. Figyelembe kell venni, hogy a vállalat által megvásárolt összes tételhez csatolni kell a megrendeléseket, amelyeket sorozatosan sorszámoznak a használatuk ellenőrzése érdekében.
A megrendeléseket általában eredeti példányban és másolatban állítják ki, az eredeti példányt elküldik a szállítónak, a másolatokat pedig a könyvelési osztálynak szánják, hogy azokat a fizetendő számlán rögzítsék (a vállalat beszerzési részlegére is lehet egy harmadik példány).
A vásárlási megrendelés a következő szakaszokat tartalmazza:
- A megrendelés száma.
- A szolgáltató neve és címe.
- A megrendelés leadásának dátuma és a szükséges szállítási dátum.
- A szállítási és fizetési feltételek.
- A megrendelt termékek mennyisége és leírása a kódszámmal együtt.
- Az ár tekintetében feltüntetik az egyes egységek árát és a teljes vételárat, valamint adott esetben a szállítási költséget.
- Végül a megrendelésben meg kell adni a felelős személy hivatalos aláírását.
A megrendelés célja
A fenti részletes információk célja a vásárolt cikkek pontos ellenőrzése, mivel ily módon a vállalat könyvelést vezethet a vásárlási műveleteiről.
Másrészt nem szabad megfeledkeznünk arról, hogy amikor az ügyfél megrendelést ad ki, megerősíti és formalizálja a szállító iránti bizalmát.
Az ügyfél által kiállított megrendelés még egy lépés az értékesítési folyamatban, mivel az eladást még nem készítették el véglegesen. Ebben az értelemben a vételi megbízás azt jelenti, hogy a vállalat eljárásainak jól meg kell határozniuk és szervezettnek kell lenniük. A vásárlási megbízás kiadása előtt az ügyfélnek pontosan tudnia kell, hogy mi a folyamat annak nyilvántartásában a cégében, és az eladónak meg kell győződnie a dokumentumban szereplő információkról is.
Fotó: iStock - BernardaSv
