dokumentum meghatározása
A dokumentum egy tény vagy cselekmény tárgyi bizonyítéka vagy tanúbizonysága hogy egy természetes vagy jogi személy, intézmény, egyesület stb., amelyek lehetnek köz- vagy magánjellegűek, tevékenységeik és funkcióik gyakorlása eredményeként végeznek, és ez tükröződhet egy információs egységben, amely megfigyel bármilyen hordozó, papír, szalag, mágneslemez, film és fényképezés, a objektum, hogy időben megőrizze arra az esetre, ha szüksége van rá, bizonyítékként, emléktárgyként vagy örökségként mutassa be valakinek.
Olyan szervezetek és intézmények esetében, amelyek hatalmas és kiterjedt munkaidőt végeznek, a dokumentumok mindennap szükségessé válnak, és szinte minden tag számára, amelyekhez soros típusú művet követel meg, és dokumentumfilmnek fogják nevezni sorozat, többek között: levelezés, jegyzőkönyvek, könyvelési könyvek.
Egy dokumentum Főleg olyan írásos információkból áll, amelyek esetleg kézzel írtak, vagyis kézzel írtak, vagy olyan mechanikus folyamatok révén történtek, mint például a múltban masszívan használt írógép vagy a számítógép, vagyis a ma túlsúlyban lévő mechanikus eszközök.
Ebben az utolsó esetben kommentáltam, a a számítógépen létrehozott dokumentumokat szokás fájloknak nevezni és miután az érdekelt fél létrehozta őket, egy dokumentumszerkesztő program, például a Word használatának köszönhetően, nevet és formátumot kapnak, majd elmentik a kiválasztott tárolóba, és így elhagyják a keresés jobban szervezett abban az esetben, ha később szükséges megnyitni őket a konzultációhoz vagy módosításhoz.
A dokumentumok szintén osztályozhatók elsődleges dokumentumok, amelyek a szerző eredeti információit tartalmazzák, és amelyeket nem kezeltek vagy módosítottak a felelős személyükön kívül más személyekkel, másodlagos, amelyek azok lesznek, akik valóban részesültek kezelésben, és a harmadlagos, amelyek azok a másodlagos dokumentumok, amelyekre kezelést alkalmaztak.
